In dit dossier is vastgelegd hoe stichting De Zeven Marken omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit protocol opgenomen, en staat beschreven de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.
Persoonsgegevens
Bij aanmelding als donateur van stichting De Zeven Marken wordt naam, adres , postcode en woonplaats gevraagd. Deze worden opgeslagen in de donateursadministratie die wordt beheerd door door de secretaris en de penningmeester . Correspondentie met de leden vindt verder niet plaats en nieuws en evenementen zijn vermeld op de website van de stichting en in de regionale media.
Betaalperiode
Toegezegd bedrag donateurs moet voor de 1e openingsdag in het voorjaar, (meestal 1 april) van de stichting zijn voldaan. Dan ontvangt men de donateurskaart thuis. Met het niet betalen van de donateursbijdrage is het lidmaatschap automatisch vervallen en zal men zich voor de volgende periode opnieuw moeten aanmelden als donateur. Ook kan men zich telefonisch of via het mailadres dat op de website vermeld staat afmelden voor het volgende seizoen. Tussentijds afmelden leidt niet tot geldteruggave, men betaald ineens voor het hele seizoen. Nieuwe donateurs melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door de bestuurder . Zij kunnen met ingang van het nieuwe seizoen deelnemen. Dit alles kan per mail naar info@ellertenbrammert.nl Afmeldingen worden aan het eind van het seizoen uit het systeem verwijderd en gegevens worden niet bewaard. Acceptgiro’s met de gegevens worden door de penningmeester gedrukt en verwerkt.
Beleid rondom continuïteit
De spreadsheet donateursadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij het secretariaat waar alleen de secretaris en de penningmeester toegang toe hebben. Na aanvang van het seizoen (dus kort na de opening) wordt ieder jaar een back-up van het donateursbestand gemaakt. de back-up staat op een losse schijf die wordt bewaard in een afsluitbare lade. De privacytaak is belegd bij 1 bestuurslid namelijk de secretaris. De privacyverklaring staat op een goed zichtbare plek op de website van de stichting.
Foto’s
Voor het publiceren door de stichting van herkenbare foto’s met naam en toenaam zal altijd eerst toestemming aan de betrokkene worden gevraagd.
Het bestuur van stichting De Zeven Marken.